Guide de l'Organisateur Communautaire

Tenant compte de la situation de la COVID-19, votre rôle en tant qu’organisateur de communauté sera peut être un peu différent, mais cela ne veut pas dire que vous et votre communauté ne pouvez pas être excités pour les célébrations ! Alors que nous cherchons à nous concentrer sur les événements en ligne et auto-guidés, les organisateurs communautaires peuvent jouer un rôle important en facilitant au maximum la transition pour les membres de leur communauté et en s’assurant que la Fête de la culture soit un succès en 2020. Le texte surligné en jaune contient des informations spécifiques à cette année. Nous espérons que vous pourrez tout de même utiliser la plupart des informations ci-dessous pour rassembler votre communauté.

Vous pouvez trouver les dernières informations sur notre réponse à la crise ici

Depuis la création, en 2010, de la fin de semaine annuelle de la Fête de la culture, les organisateurs communautaires sont devenus des acteurs essentiels de sa réussite dans des centaines de villes et de villages dans tout le Canada. A travers le pays, des municipalités, des conseils artistiques, des organismes touristiques, des associations pour l’amélioration des entreprises et des bénévoles enthousiastes se sont tous mués volontairement en organisateurs communautaires.

Il n’y a pas de règles prédéfinies quand il s’agit de mobiliser votre communauté autour de la Fête de la culture, mais il faut se baser sur une inspiration et une vision pour faire la différence! La Fête de la culture passe souvent par l’identification de talents et de ressources au sein de votre communauté, puis par l’encouragement de la collaboration et du partage pour que les effets positifs soient maximisés. La Fête de la culture est l’occasion idéale de faire briller votre communauté artistique et culturelle.

Ce guide vous aideras, en tant qu’organisateur communautaire, à inspirer le monde autours de vous à s’impliquer plus profondément dans l’art durant la Fête de la Culture.

Communication avec vos Représentants Provinciaux ou Territoriaux

Délai: Janvier à Octobre

• Diffusez les stratégies des campagnes, le soutien disponible, les conseils, les ressources et les contacts.
• Faites part de vos plans de marketing et de promotion locaux
• Racontez les succès de chez vous, et montrez vos photos, vidéos et autres formes de contenu
• Parlez de vos defis
• Aidez le personnel provincial à déterminer les besoin des organisateurs ainsi que les outils et ressources qui pourraient leur être utiles.
• Si les rencontres en personne sont actuellement interdites dans votre région, veillez à vous connecter par le biais de réunions virtuelles ou simplement par téléphone et/ou par courriel.

Promotion de l’Inscription aux événements

Délai: Mi-Mars à Aout

• Agissez en tant que point de contact central pour les organisateurs d’événements locales
• Distribuez les informations de vos représentants provinciaux/territoriaux à vos organisateurs d’événements (infolettre, médias sociaux, etc)
• Présentez les artistes aux groupes culturels
• Distribuez des conseils et des ressources utiles aux organisateurs potentiels
• Déterminez les lieux de careefours créatifs potentiels. Même si les événements en personne ne peuvent pas avoir lieu, les carrefours créatifs peuvent néanmoins jouer un rôle important et vous permettre de mettre en valeur certains des programmes qui se déroulent dans votre communauté.
• Trouvez des partenaires promotionnels locaux (ceci peut constituer une incitation à l’inscription et peut aider à définir les échéances locales)
• Organisez des séances de réseautage pour les artistes et les groupes culturels. Il existe de nombreuses façons d’organiser des sessions et des réunions en ligne. Consultez notre ressource de programmation en ligne (à venir) pour obtenir une liste des plateformes disponibles.

Planification et Production

Délai: Mi-Mars à fin Septembre

En 2023, la Fête de la culture est du 22 septembre au 15 octobre

• Choisissez une date butoir locale pour l’inscription (si vous faites de la promotion marketing locale)
• Établissez un échéancier local pour les événements de la Fête de la Culture de votre communauté
• Réservez un lieu pour le rassemblement et organisez-le
• Planifiez et organisez un événement de lancement. Même s’il n’a pas lieu en personne, votre lancement peut avoir lieu en ligne. Vous pouvez donc donner à la Fête de la culture le coup d’envoi qu’elle mérite.
• Dirigez les organisateurs d’événements vers le personnel national ou provincial pour obtenir de l’aide quant à l’inscription ainsi que des réponses à leurs questions

Marketing, Relations Publiques et Communication

Délai: Mi-Mars à fin Septembre

Communication Generale (de Mars a Juillet):

• Agissez en tant que point de contact local central pour les organisateurs d’événements
• Diffusez l’appel à la participation
• Dirigez les organisateurs d’événements locaux vers le Guide de Participation et les autres ressources
• Dans un temps où les organisateurs doivent s’adapter en raison de restrictions de santé publique, la communication devient très importante pour assurer le succès de leurs programmes de la Fête de la culture. Ils peuvent donc avoir besoin d’un peu plus d’aide de la part de leur organisateur communautaire.

Relations Publiques (Août et Septembre):

• Identifiez les meilleurs histoires locales et celles qui sont essentielles, et faites-en part au personnel de la Fête de la Culture de l’Ontario ainsi qu’à l’entreprise chargée des relations publiques
• Agissez en guise de porte-parole des événements locaux auprès des médias
• Distribuez le communiqué de presse aux médias locaux
• Faites un suivi téléphonique auprès des médias locaux

Marketing (Septembre):

• Produisez un guide des événements locaux, comme une brochure, un dépliant ou une section détachable dans un journal. Comme il se peut que les gens ne participent pas aux événements en personne, il est utile de rendre les guides des événements disponibles sous forme numérique.
• Produisez des publicités (imprimées, en ligne ou a diffuser a la radio ou à la télévision) vantant les événements locaux.
• Produisez d’autres articles promotionnels à distribuer, comme des cartes postales, des autocollants, etc.

Racontez votre Expérience

Délai: Août à Octobre

Avant l’evenement:

• Faites part des plans en matière de marketing et de relations publiques au personnel provincial pour maximiser la synergie et la rétroaction

Apres l’evenement:

• Repondez au sondage
• Faites un rapport sur la valeur et les impressions de tout le marketing local au personnel provincial
• Faites part des succès et des défis locaux au personnel provincial
• Soumettez des exemples de documentation marketing ainsi que des photos et des vidéos pour montrer ce qui a eu lieu dans votre communauté
• Faites un rapport au personnel provincial sur le nombre de personnes ayants assiste aux événements locaux.

Promotion

Délai: Août à Octobre

• Encouragez votre maire ou vos conseillers municipaux à faire des proclamations officielles. Trouvez le modèle dans votre tableau de bord
• Encouragez votre maire ou vos conseillers municipaux à parler de la Fête de la Culture lors des séances du conseil municipale
• Invitez vos représentants élus aux événements de la Fête de la Culture
• Faites un rapport sur vos succès locaux de la Fête de la CUlture a votre maire ou a vos conseillers municipaux

Vous pouvez toujours communiquer avec le représentant de votre province pour des conseils et plus de soutien!