Gestion des Bénévoles

Tenant compte de la situation de la COVID-19, votre besoin de volontaires sera peut être différent en 2020, en fonction des restrictions de santé publique dans votre communauté. Trouvez le texte surligné en jaune pour des informations spéciales concernant cette année. Les bénévoles peuvent tout de même constituer une partie très importante de vos célébrations de la Fête de la culture et nous espérons que vous pourrez utiliser les informations ci-dessous pour vous aider à les recruter et à les gérer.

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Les bénévoles sont au cœur de nombreux événements et constituent souvent la clé de la réussite d’une programmation culturelle. Puisqu’ils sont une part si importante de toute activité, il est essentiel que vous gériez vos bénévoles de telle sorte que leur expérience soit agréable et enrichissante.

En 2018, la Fête de la culture a organisé un webinaire sur la gestion des bénévoles. Vous pouvez le regarder ici. Les intervenantes invitées étaient Winnie Wong de la Ville de Richmond, Karla Ferguson du Festival folk de Winnipeg et Andrea Field du Musée de la chaussure Bata. Le guide suivant a été élaboré à partir de cette discussion.

Le recrutement

Que vous ayez besoin de bénévoles tout au long de l’année ou seulement durant la fin de semaine de la Fête de la culture, il y a plusieurs ressources à votre disposition pour vous aider à les trouver. En premier lieu, vérifiez si votre municipalité a un site internet ou un forum en ligne où vous pouvez inscrire votre événement. Un des exemples de ce type est Volunteer Toronto, qui fournit une liste des occasions de bénévolats dans la grande région de Toronto.

Si vous collaborez avec une autre organisation dans le cadre de la Fête de la culture, celle-ci possède peut-être sa base de données de bénévoles à laquelle vous pourriez avoir accès. Les médias sociaux et les bulletins électroniques sont aussi une excellente façon de recruter des bénévoles. En accroissant votre présence en ligne vous améliorez votre visibilité et suscitez l’intérêt envers votre programmation, ce qui peut élargir votre bassin potentiel de bénévoles. L’internet n’est toutefois pas le seul moyen de recruter des bénévoles. Être actif dans sa communauté et parler aux gens directement demeure une des meilleures façons de faire connaître votre offre de bénévolat. Il faut laisser la magie du bouche-à-oreille opérer!

Il vous sera plus facile de recruter des bénévoles si vous êtes en mesure d’identifier ce que l’expérience de bénévolat au sein de votre organisation ou événement leur apportera. Il importe aussi de préciser les tâches et responsabilités des bénévoles. Ceci permet de bâtir dès le départ des relations de travail saines et de motiver les gens à travailler pour vous.

Même si vous n’êtes pas en mesure d’organiser des événements en personne, les bénévoles peuvent vous être utiles dans la planification et l’exécution de votre programmation alternative. Vous aurez peut-être besoin d’une aide supplémentaire pour faire la transition vers une nouvelle façon de célébrer la Fête de la culture.

Si vos directives locales de santé publique vous permettent d’organiser un événement en personne à capacité limitée, vous aurez peut-être besoin de bénévoles pour contrôler la participation et vous assurer que l’événement se déroule de manière à garantir la santé et sécurité de tous les participants.

Tenir compte des motivations des bénévoles

Séances d’information et formation

La plupart du temps, la motivation première des personnes qui font du bénévolat est l’acquisition de nouvelles compétences. C’est pourquoi il importe d’offrir à vos bénévoles des séances d’informations et de formation adéquates, dans la mesure où vos ressources le permettent. Durant ces séances, il est bon de décrire en profondeur votre événement de même que la mission de la Fête de la culture. Si vos ressources le permettent, organisez une séance d’information générale, une plus spécifique pour le poste ou l’équipe, une formation supplémentaire si des compétences spécialisées sont nécessaires, ainsi que des séances de formation sur place. De cette façon, vos bénévoles se sentiront bien préparés, rassurés et confiants pour accomplir leur rôle. En consacrant du temps à la formation adéquate des bénévoles, vous améliorez leur expérience et sauverez du temps s’ils décident de revenir travailler avec vous dans l’avenir.

N’oubliez pas que vous devrez peut-être organiser des séances d’orientation et de formation virtuelles en fonction des directives de santé publique de votre communauté.

Supervision

Une bonne communication est la clé d’un événement réussi. Une ligne de communication claire et ouverte avec vos bénévoles, et le fait de s’assurer que tout le monde se sent à l’aise de poser des questions ou demander de l’aide, contribueront grandement à la réussite d’un événement. Une structure utile consiste à jumeler les bénévoles qui reviennent avec les nouvelles recrues afin de créer un système où chacun se sent à l’aise et soutenu. Des contrôles périodiques permettent également de s’assurer que tout le monde est heureux et que les choses se passent bien. La création d’un environnement dans lequel un retour d’information continu dans les deux sens est encouragé donnera à chacun la possibilité de s’adapter et de s’améliorer après chaque situation. Il ne s’agit pas nécessairement de critiques négatives, le renforcement positif va loin !

Évaluation

Une fois la Fête de la culture terminée, il est très utile d’évaluer les réussites et les défis rencontrés durant l’événement. Une séance de débreffage avec vos bénévoles vous permettra de recueillir une foule d’informations qui vous seront utiles lors d’événements futurs. Cela peut prendre la forme de rencontres individuelles ou d’un sondage distribué aux bénévoles. Non seulement cette rétroaction vous aidera-t-elle à améliorer vos événements, mais elle démontre que les organisateurs de l’événement se soucient que les bénévoles aient une voix et qu’ils veulent entendre ce que ces derniers ont à dire sur leur expérience. Valoriser l’opinion des bénévoles encourage davantage ceux-ci à continuer de s’impliquer au sein de votre organisation dans l’avenir.

Lors du processus d’évaluation, assurez-vous de bien consigner vos observations et conclusions. Conserver cette information de manière organisée vous aidera à l’utiliser de manière efficace lors de la planification de vos futurs événements.