Guide des Relations Publiques

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Dans un monde où les nouvelles sont diffusées instantanément et où les médias sociaux nous bombardent constamment de mises à jour, les journalistes n’ont souvent que quelques minutes, voire quelques secondes, pour trouver des ressources et des sujets d’articles. En plus du changement important de la façon dont le public consomme les médias, le paysage médiatique s’est lui aussi transformé de façon considérable: il est devenu le produit du mélange des médias traditionnels et numériques.

Au vu de tous ces changements, comment un artiste indépendant ou un organisme culturel peut-il bâtir des relations fructueuses et durables avec les médias tout en s’assurant que sa couverture est la plus large possible? La boîte à outils pour les relations publiques de la Fête de la culture a été élaborée pour offrir aux organisateurs d’événements le savoir-faire promotionnel qui leur permettra de mieux faire connaître leursévénements au public, de faire que plus de personnes se rendront à ces événements, d’être davantage médiatisés et de renforcer leur présence dans leur communauté en dehors de la fin de semaine de la Fête de la culture.

Pour Commencer

  • Avant de vous mettre à l’oeuvre, vous devriez commencer par réfléchir à un message qui intéressera votre public. Au lieu d’essayer d’impressionner les médias avec votre message, assurez-vous qu’il parle à votre public. Vous avez des doutes? Demandez à un client, un ami ou un étudiant de longue date d’y jeter un coup d’oeil avant de l’envoyer aux médias.

  • Faites preuve de créativité. Prenez du recul et examinez votre événement, organisme ou pratique artistique à la loupe. Ensuite, posez-vous la question suivante: qu’est-ce qui me fait sortir du lot? Une fois que vous avez la réponse, étoffez votre message autour de celle-ci.

  • Élaborez un contenu de grande qualité. Si vous tenez un blogue, il est essentiel que votre stratégie créative soit axée sur la qualité et la régularité. Si vous ne tenez pas de blogue, créez-en un gratuitement (ex. Sur Wordpress, Blogger, Blogspot ou sur l’une des nombreuses autres plateformes gratuites faciles d’utilisation) et commencez à publier du contenu de qualité en rapport avec votre organisme ou pratique. Commencez à raconter votre propre histoire dans un blogue ou sur les médias sociaux.

  • D’un oeil objectif, déterminez votre position et faites des projets d’avenir. Commencez par évaluer votre situation actuelle, puis établissez des objectifs. Présentez succinctement l’état actuel de votre pratique, là où vous voudriez qu’elle arrive, et la façon dont vous comptez y arriver. Mettez tout cela par écrit, pour pouvoir vous référer à un plan clairement défini et vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.

  • Faites-vous une liste de médias. La fin de semaine de la Fête, de la culture constitue une très bonne histoire à raconter, et c’est aussi l’occasion de créer du contenu remarquable et de le faire connaître des médias. Cherchez les médias locaux qui couvrent régulièrement du contenu similaire au vôtre, et recueillez leurs coordonnées.

Veuillez noter qu’au vu de la Loi canadienne anti-pourriel, vous devez obtenir l’autorisation des destinataires pour leur envoyer vos publipostages électroniques (envoi massif de courriel à une liste de diffusion).Assurez-vous que les personnes avec qui vous communiquez disposent d’adresses courriel publiques (que vous pouvez trouver en ligne ou dans une base de données ouverte), ou que vous avez déjà eu affaire à elles. Si vous voulez joindre quelqu’un qui n’a pas d’adresse courriel publique et qui ne vous a pas donné son consentement pour être joint électroniquement, il est plus sûr d’utiliser le téléphone. Pour plus de renseignements sur la Loi canadienne anti-pourriel, rendez-vous sur cette page web.

National Launch, Toronto, ON, 2018 Photo: Alejanda Higuera

Messages Clés

Qu’est-ce qu’un message clé? Pourquoi en a-t-on besoin ?

Les messages clés sont indispensables à toute bonne stratégie de communication et assurent la cohérence du message. Avant d’entreprendre toute campagne de relations publiques ou de mise en marché, il convient de réfléchir à vos messages clés. Ils aident votre auditoire à saisir et retenir les points essentiels que vous voulez communiquer.

Auditoires

Votre auditoire, ça peut être le public en général, les personnes qui vous appuient déjà, vos collègues, vos bénévoles, les médias (presse écrite et électronique, radio, télévision), les partenaires de votre communauté et de votre réseau.

En règle générale, les messages clés doivent être concis, honnêtes et clairs. Ce sont des outils qui servent à exprimer adéquatement des idées fondamentales.

Les messages clés serviront à définir les mots et les expressions utilisées pour promouvoir votre événement de la Fête de la culture sur votre site Web, par courriel, sur votre page Facebook, votre compte Twitter et tout autre matériel de promotion et de mise en marché. Par cette approche coordonnée, vous assurerez la cohérence de vos messages et vous éviterez toute confusion dans l’esprit du public.

Messages Clés Officiels de la Fête de la Culture

  • La Fête de la culture met de l’avant des propositions d’artistes, de regroupements, d’organisations, de municipalités, de festivals qui, ensemble, avec une multitude d’événements gratuites et participatives, invitent le public dans les coulisses du monde de l’art, des créateurs, des historiens, etc., favorisant ainsi une plus grande participation aux arts et à la vie culturelle.
  • Avec des milliers d’événements gratuites partout au pays, la Fête de la culture favorise la diversité artistique et culturelle, ainsi que la sensibilisation, l’engagement et la participation de tous les Canadiens aux arts et à la culture.
  • La Fête de la culture établit des ponts entre les collectivités et les citoyens du Canada, démontrant que la culture est pour tout le monde, quel que soit leur âge, leur lieu de résidence, leur situation ou leur revenu.
  • De multiples façons, la Fête de la culture met en lumière l’apport essentiel d’une vie artistique et culturelle dynamique pour le développement et le bien-être économique et social de toutes les communautés du Canada, et ce, tout au long de l’année.
  • La Fête de la culture agit comme porte-parole de premier plan pour appuyer les efforts d’une grande variété d’artistes et d’organismes culturels à qui elle offre du soutien, des outils et des ressources qui contribuent à la vitalité de la vie culturelle des Canadiens et à la cohésion nationale du Canada, par le biais de la culture.

Elargir son Réseau à Travers la Fête de la Culture

Pour de meilleurs résultats et pour attirer le maximum de participants à votre événement, envisagez une collaboration avec d’autres organisateurs d’événements dans votre voisinage immédiat (immeuble, bloc, quartier, etc.) De vous organiser ainsi vous permettrez de parvenir aux résultats suivants:

Stories of Us, Toronto, ON, 2018 Photo: Alejandra Higuera

  • Élargir votre réseau, à travers celui de vos acolytes
  • Faire briller collectivement les scènes artistique et culturelle dans votre région
  • Offrir la possibilité au public de participer à de multiples événements au même endroit
  • Diminuer votre charge de travail et celle de vos collègues en divisant vos tâches
  • Distribution des outils marketing personnalisables et gratuits offerts par la Fête de la culture aux fins de promotion d’événements dans votre centre d’opération

Rien de plus facile que de trouver les autres participants dans votre zone d’événement ! Il suffit d’utiliser la carte sur le site Web de la Fête de la culture pour trouver d’autres personnes qui ont inscrit une événement dans votre voisinage. Vous pourrez ensuite communiquer avec elles au moyen des coordonnées qui figurent sur la description de leur événement.

Se Faire Connaître avant la Fin de Semaine de la Fête de la Culture

Commencez à promouvoir votre événement

Voici quelques conseils de base sur la façon de se lancer :

  • Informez vos réseaux de la Fête de la culture et de votre événement. Demandez à leurs membres s’ils veulent participer et envoyez-leur un courriel contenant un lien (URL) vers la page de votre événement sur le site Web de la Fête de la culture. Joignez-y aussi un dépliant électronique de la Fête de la culture (disponible sur notre site Web, dans la partie Conseils et outils, sous « Promotion »).

  • Servez-vous des médias sociaux. Créez un événement sur Facebook et envoyez une invitation aux membres de votre réseau social. Parlez de votre événement sur Twitter. Mettez un lien menant vers la page de votre événement sur le site Web ou sur la page Facebook de la Fête de la culture.

  • Présentez votre événement sur votre blogue ou sur votre site Web personnel, si vous en avez un. Assurez-vous que cette entrée souligne les particularités de votre événement. N’oubliez pas d’afficher une bannière ou un badge Web de la Fête de la culture pour relier votre blogue ou votre site à la campagne (vous pouvez les trouver sur notre site Web dans la section Ressources, sous « Outils marketing »).

  • Distribuez des dépliants dans des magasins, des bibliothèques, des restaurants, des cafés, voire des bureaux d’organismes connexes locaux (vous trouverez des modèles personnalisables gratuits dans votre Tableau de Bord sur notre site web).

  • Cherchez des calendriers électroniques locaux et enregistrez-y votre événement. Utilisez l’avis (voir Annexe) pour informer les journaux, les stations de radio et les chaînes de télévision locaux de votre événement, et demandez-leur de l’inclure dans les listes d’événements communautaires locaux.

  • Communiquez avec votre journal communautaire local et voyez s’il peut vous aider à promouvoir votre événement en vous faisant de la publicité gratuitement ou en vous faisant une place dans une édition avant la Fête de la culture.

  • Établissez une liste de médias et envoyez-leur votre communiqué et votre trousse d’information. Assurez-vous de faire le suivi et de leur demander s’ils veulent couvrir votre événement.

Identifier les médias

Il est important d’avoir une bonne compréhension globale des médias dans votre communauté et de déterminer de façon stratégique les médias que vous désirez solliciter. (N’oubliez pas de consulter la loi anti-pourriel avant de les solliciter!). Structurez votre liste afin d’y inclure toutes les informations de vos médias cibles : publication, nom, téléphone, courriel, thèmes abordés, etc. Ceci facilitera la distribution de communiqués de presse et autres matériels promotionnels.

Avec qui communiquer ?

Blogueurs :

  • Les blogues ont une importance non négligeable. Vous pouvez vous en servir pour accompagner votre manifestation, rédiger des articles intéressants et partager des informations importantes avec les internautes.
  • Envoyez aux blogueurs un courriel avec une fiche descriptive de votre évènement, accompagné d’un court article qu’ils pourront éventuellement utiliser sur leur blogue. Cela peut être un entretien sous forme de questions/ réponses avec votre organisateur communautaire, ou un article mentionnant les 5 choses à ne pas manquer pendant votre événement de la Fête de la culture

Journaux hebdomadaires et communautaires :

  • Avec le rédacteur en chef : Puisque ces journaux sont souvent petits et ont peu d’employés, il suffit en général d’envoyer les renseignements au rédacteur en chef.

Quotidiens :

  • Chefs de rubrique : Ces personnes gèrent plusieurs sections du journal : ville, style de vie, arts, actualités, voyage, etc. En général, les événements de la Fête de la culture seront traitées dans les sections consacrées à ce qui se passe en ville, ou alors aux arts et aux tendances actuelles.
  • Chefs de la section photographique : Les personnes à contacter pour que des photos soient prises pendant la Fête de la culture. Lorsque vous envoyez une invitation aux séances photo, assurez-vous de communiquer avec les chefs de la section photographique.

Stations de radio :

  • Chefs des nouvelles : Les chefs des nouvelles déterminent le contenu des nouvelles du jour. Vous pourriez les convaincre que la Fête de la culture est LE grand événement de la fin de semaine à la grandeur du pays et qu’ils devraient en faire le sujet principal des nouvelles, en mettant l’accent sur votre événement comme exemple de tout ce qui se passe au plan local.
  • Réalisateurs des émissions du matin, de l’après-midi ou du soir : Ces personnes sont responsables de ménager des entrevues; elles décident si l’émission couvrira votre événement ou si le porte-parole de votre organisme sera invité pour une entrevue.

Stations de télévision :

  • Responsable des affectations : Si vous ne savez pas qui contacter, vous devriez d’abord parler à cette personne. Les responsables des affectations acheminent les sujets vers la bonne personne et le bon département.
  • Réalisateurs des émissions du matin, de l’après-midi ou du soir : Ces personnes sont responsables de ménager des entrevues; elles décident si l’émission couvrira votre événement ou si le porte-parole de votre organisme sera invité pour une entrevue. Si vous êtes à l’aise de parler en public et de passer une entrevue en direct, c’est une bonne idée de communiquer avec les producteurs de la télévision et de leur proposer une démonstration de votre événement de la Fête de la culture. Ainsi, vous proposerez un scénario plus étoffé qui vous fournira l’occasion de faire connaître votre événement de la Fête de la culture et le travail que vous faites dans la communauté.
Student Day, Winnipeg, MB, 2018 Photo: Nate Forest

Communiqués, Présentation de la Nouvelle et Avis aux Médias

Communiqués

Un communiqué (ou communiqué de presse) est un court document officiel d’une page qui précise non seulement les tenants et les aboutissants de votre événement (qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment), mais décrit surtout votre événement d’une façon qui la rend digne de l’attention des médias, c’est-à-dire en expliquant en quoi elle est intéressante et pourquoi elle devrait faire l’actualité. On envoie généralement les communiqués aux organes d’information (c.-à-d. ceux qui figurent sur une liste de médias) pour aider à susciter l’intérêt quant à un événement, puis on fait généralement un suivi téléphonique auprès de ces mêmes organes. Vous trouverez un exemple de communiqué dans l’Annexe. Nous vous recommandons d’envoyer le communiqué dans les deux semaines qui précèdent la fin de semaine de la Fête de la culture lorsque vous rédigez votre communiqué :

  • Indiquez qui, quoi, où, quand (date et heure) et pourquoi la tenue de votre événement.
  • Faites preuve d’objectivité : vous écrivez pour informer, alors veillez à ce que votre message soit court et percutant.
  • Indiquez les renseignements par ordre décroissant d’importance.
  • Trouvez un titre pertinent et captivant.
  • Rappelez-vous que les bons communiqués ne font pas plus d’une page.
  • Incluez les noms et les logos des organismes de parrainage et de soutien, le cas échéant.
  • Incluez les adresses des sites Web pertinents.
  • Relisez-vous!
  • Faites toujours en sorte d’inclure les coordonnées de la personne qui gère l’aspect médiatique de votre événement.
  • Rédigez un paragraphe passe-partout décrivant votre groupe (ou organisme, etc.) qui figurera à la fin du communiqué. Vous trouverez un exemple de paragraphe passe-partout dans l’Annexe.

Présentation de la nouvelle

Vous pouvez présenter votre nouvelle de plusieurs manières (voir la section « Communiqués » ci-dessus et « Présentation de la nouvelle » ci-dessous). Néanmoins, on communique très souvent la nouvelle par courriel tout simplement. Lorsqu’on se sert du courriel, la présentation d’une nouvelle est moins formelle que par communiqué. Mais on l’envoie tout de même à toutes les personnes figurant sur la liste des médias. Ici encore, la présentation de la nouvelle s’attarde aux questions essentielles (qui, quoi, quand, où et comment) en plus de mettre en valeur une perspective susceptible d’intéresser les médias. Toutefois, le ton est plus proche de la conversation et moins formel que celui du communiqué de presse officiel. La présentation de la nouvelle est un bon outil pour les organismes de moindre envergure et les artistes indépendants qui peuvent ainsi rejoindre les médias dans leur communauté. La présentation de la nouvelle peut être envoyée au cours des deux semaines qui précédent la Fête de la culture.

Avis aux médias

L’avis aux médias est un outil utilisé pour sensibiliser davantage le public et assurer une bonne participation à votre événement. C’est un document d’une page qui recense des informations essentielles comme le lieu de l’événement, le site Web, le contenu et le déroulement de l’événement, et à qui elle s’adresse.

Le but de l’avis aux médias est de faire inscrire votre événement dans les calendriers et sur les listes d’événements à faire, dans les publications imprimées ou en ligne. Plusieurs publications ont un formulaire que vous pouvez remplir ; dans ce cas, vous n’avez qu’à copier les renseignements de votre avis et les coller dans ce formulaire.

Dans l’idéal, l’avis aux médias doit être envoyé de quatre à six semaines avant la fin de semaine de la Fête de la culture. Reportez-vous au modèle d’avis en annexe.

Communiquer avec les médias: la présentation

Voici quelques conseils pour présenter votre nouvelle (c.-à-d., votre événement et un point de vue qui la rend unique) aux médias, qu’il s’agisse de faire le suivi d’un communiqué ou d’un courriel, ou que vous communiquiez avec les médias pour la première fois :

Student Day at the Fork, Winnipeg, MB, 2018 Photo: Liz Tran

  • Sachez toujours à qui vous avez affaire; faites une recherche si nécessaire pour connaître au moins le domaine dont s’occupe le journaliste ou le rédacteur (p. ex., Arts et spectacles).
  • Soyez authentique quand vous parlez et que vous faites votre présentation : adoptez le ton de la conversation et évitez d’essayer de vendre votre salade. Questionnez-vous : « Est-ce que je parle comme un spécialiste du télémarketing ? »
  • Assimilez les grandes lignes de l’information à communiquer et de votre point de vue quant à l’événement proposée et parlez-en dans vos propres mots. Répétez avec un ami, un collègue ou un membre de votre famille. Demandez- lui s’il comprend ce que vous dites. Ne lisez pas ce que vous avez à dire. Cette manière manque de naturel et cela se sent.
  • Faites une présentation brève et concise. N’essayez pas de tout dire d’un seul coup. Choisissez un ou deux aspects pour votre entrée en matière. Faites une pause et demandez au journaliste si cela l’intéresse.
  • Soyez passionné. Si l’enthousiasme se sent dans votre voix, c’est contagieux -Ne commencez jamais votre présentation en disant : « Avez-vous reçu notre communiqué ? ». Les journalistes en reçoivent des centaines. Entamez plutôt la conversation avec une salutation : « Bonjour ! » puis prenez des nouvelles du journaliste : « Comment allez-vous, comment se présentent les actualités aujourd’hui ?». Enchaînez ensuite avec : « Avez-vous un moment pour discuter ? »
  • S’il s’agit d’un premier contact avec un journaliste ou un média en particulier, c’est une bonne idée de l’aborder ainsi: « J’ai un sujet d’article à proposer, mais je voulais d’abord vous en parler informellement pour m’assurer de la confier à la bonne personne. Je m’en voudrais de vous faire perdre votre temps… ». On vous demandera probablement de parler brièvement de votre projet. Votre interlocuteur vous dira alors qu’il est la bonne personne pour couvrir votre sujet ou il acheminera votre appel vers un autre journaliste.
  • Si le temps presse, dites-lui que vous lui enverrez un courriel avec d’autres informations et que vous pourrez reprendre contact plus tard.
  • S’il n’est pas intéressé, demandez-lui s’il croit que ce sujet pourrait intéresser un autre journaliste.
  • Ne vous offusquez pas si le ton de votre interlocuteur est brusque. Les journalistes sont aussi occupés que vous.

Répondre aux Demandes des Médias

Lorsque vous envoyez la présentation d’une nouvelle par courriel ou un communiqué de presse, vous devez être prêt à répondre aux demandes que vous feront en retour les journalistes et représentants des médias. Assurez-vous de répondre sur-le-champ et d’évaluer la demande, de fournir au journaliste les documents pertinents, de suivre l’évolution de la demande et de faire le suivi après avoir répondu à sa requête.

Entrevues avec les Médias

Les entrevues avec les médias peuvent être intimidantes. Voici quelques astuces pour s’y préparer:

Avant l’entrevue:

  • Sur quel aspect compte-t-il mettre l’accent ?
  • Écrivez 2 ou 3 points importants que vous voulez mettre en valeur
  • Limitez-vous à des messages brefs et simples qui traitent des aspects les plus importants.
  • Préparez-vous ! Accordez-vous 15 minutes avant l’entrevue pour vous concentrer sur les messages que vous voulez faire ressortir.

Pendant l’entrevue:

  • Évitez le langage technique, les abréviations et le jargon propre à votre domaine. Exprimez-vous dans un langage simple et clair.
  • Fournissez des réponses brèves. Faites de courtes déclarations accrocheuses.
  • N’oubliez pas de faire des phrases complètes. Au montage, la question du journaliste pourrait être coupée et votre réponse doit en elle-même communiquer votre message. C’est particulièrement important dans le cas des entrevues à la télé. C’est une bonne idée de reprendre les éléments de la question et de les intégrer à votre réponse.
  • Redites, encore et encore. Affirmez vos messages clés dès le début de l’entrevue et ne vous gênez pas pour les répéter.
  • Ne faites jamais de déclarations que vous ne voulez pas lire dans la presse ou sur Internet, ou que vous ne voulez pas entendre à la radio ou à la télévision.
  • C’est facile à dire, bien sûr, mais tâchez de rester détendu et concentré. Soyez confiant. Soyez vous-même. Soyez honnête. C’est vous l’expert !
  • Soyez enthousiaste. N’oubliez pas que vous connaissez mieux le sujet que le journaliste. Tirez le meilleur parti possible de cette occasion de parler de votre nouvelle !

Après l’entrevue:

  • Fournissez rapidement tous les renseignements supplémentaires qu’on vous aurait demandés.
  • N’ayez pas peur de demander au journaliste la date de parution ou de diffusion.