Plannifier Votre Événement

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Compte tenu de la situation de la COVID-19, la planification d’événements sera un peu différent en 2020. Certains aspects de cette ressource, comme la recherche d’un lieu, ont perdu de leur importance, car nous nous concentrons tous sur les plateformes numériques et les alternatives auto-guidé pour l’organisation des événements. Trouvez le texte surligné en jaune pour des informations spéciales relatives à cette année. Nous espérons que vous pouvez tout de même utiliser les informations ci-dessous pour commencer à planifier votre programation de la Fête de la culture pour septembre.

Vous pouvez trouver les dernières informations sur notre réponse à la crise [ici]((https://culturedays.ca/fr/2020-planning)

Une fois que vous avez décidé d’organiser un événement de la Fête de la Culture, il y a quelques étapes nécessaires pour le planifier et pour etre sur que tout ce passe bien avant et durant l’événement.

Trouver un Lieu

Vous souhaitez vivement participer à la Fête de la culture mais vous ne savez pas comment vous y prendre pour trouver un espace convenable pour organiser votre événement? Voici une liste de suggestions pour commencer votre recherche.

Si le lieu physique de votre événement n’est plus pertinent parce que les gens y assisteront à distance, un facteur important à prendre en compte peut être le lieu en ligne où votre programme aura lieu. Vous pouvez trouver plus d’informations sur les différentes plateformes disponibles dans notre ressource sur la Programmation en ligne (à venir).

Autres organisateurs d’événements de la Fête de la culture
Au moyen de la fonction de recherche sur le fetedelaculture.ca, entrez en contact avec les organismes culturels de votre région qui présentent déjà des événements lors de la Fête de la culture. Demandez- leur s’ils ont un espace supplémentaire à vous offrir (par exemple, studio inoccupé, hall, salon, salle de réunion ou devant l’édifice). Les chances d’attirer un vaste public sont bien plus grandes dans des endroits où se déroulent plusieurs événements en même temps et, bien sûr, les foules profitent à tous les partenaires.

Hôtel de ville, parcs et places publiques
Communiquez avec votre municipalité pour obtenir des renseignements sur les permis et l’utilisation de l’hôtel de ville, des parcs et des places publiques. Si vous planifiez une événement extérieure, prévoyez un site à l’intérieur en cas de mauvais temps. Plusieurs municipalités participent déjà à la Fête de la culture et peuvent peut- être offrir des espaces municipaux aux artistes.

Impulse, Nuit Blanche Winnipeg, MB 2018 Photo: Liz Tran

Centres communautaires
Il y a des centres communautaires de toutes formes et dimensions : certains sont la propriété de la municipalité qui les gère, d’autres appartiennent à des organismes indépendants à but non lucratif. Certains mettent l’accent sur les services de santé et sportifs, alors que d’autres offrent des programmes sociaux. Peu importe, tous les centres communautaires sont des lieux de rassemblement où les gens vont suivre des cours, partagent des expériences, jouent et s’amusent : ce sont donc des lieux exceptionnels pour y organiser des événements de la Fête de la culture.

Universités, collèges et écoles
Les établissements d’enseignement disposent de plusieurs espaces publics y compris grandes salles de conférences, salles de classe avec outils multimédia, cafétérias, aires communes, ateliers, salles de répétition et de représentation. De même, quelques écoles publiques de district prêtent leurs auditorium, gymnase et salles de classe aux groupes communautaires après les heures de classe. Communiquez avec l’école de district ou l’école locale pour en savoir plus. Si vous êtes un artiste déjà actif au sein du système d’éducation, la Fête de la culture est une occasion idéale de jumeler votre rôle d’éducateur artistique à votre pratique de création. De plus, la Fête de la culture vous donne la chance de nouer de nouvelles relations avec des écoles de votre communauté et de partager votre savoir-faire artistique avec les élèves. Parlez aux enseignants, professeurs ou directeurs d’écoles et faites valoir que votre événement s’inscrit dans les objectifs de leur programme d’études. Notez : compte tenu des vacances d’été, il faut contacter les écoles au printemps pour planifier des événements qui auront lieu en septembre lors de la Fête de la culture.

Lieux de culte
Dans plusieurs quartiers, les églises, mosquées, temples, synagogues et autres lieux de culte sont sous-utilisés. Leur salle principale, qui a souvent une excellente acoustique, est idéale pour les événements musicales, et la plupart des lieux de culte disposent aussi de salles polyvalentes plus petites. Votre événement n’a pas besoin d’avoir un caractère religieux: les organisations qui gèrent les lieux de culte sont communautaires et la plupart accueillent avec plaisir toutes les occasions de participer activement à la vie du quartier.

Cafés, bars, magasins, centres commerciaux et autres entreprises
Adressez-vous au personnel de votre café, librairie, bar ou lieu de prédilection pour parler de votre pratique artistique. Contactez l’association pour l’amélioration des entreprises (BIA) de votre région pour obtenir la liste des entreprises membres qui seraient prêtes à accueillir votre événement. Expliquez aux entreprises que l’événement que vous organisez lors de la Fête de la culture peut animer leur espace et leur permettre d’augmenter leur clientèle. Vous serez surpris de voir à quel point un espace non conventionnel peut stimuler votre créativité!

Vitrines de magasins vides
Contactez l’association pour l’amélioration des entreprises (BIA) de votre région ou un agent immobilier pour obtenir la liste des magasins vides de votre région et communiquer avec leur propriétaire. Parfois, c’est tout un défi de mettre la main sur une vitrine vide pour un projet de courte durée mais comme il s’agit d’un lieu de présentation extraordinaire, ça en vaut peut-être la peine. Expliquez à l’association et au propriétaire de la vitrine que la Fête de la culture représente un moyen extraordinaire de revitaliser une rue principale, un centre-ville ou une zone négligée. Quand des vitrines vides sont animées de créativité, même si ce n’est que temporaire, les propriétaires d’entreprise commencent à voir le potentiel de la propriété et du quartier.

TIFF Film Reference Library, Toronto, ON 2018 Photo: Alejandra Higuera

Bibliothèques
De nos jours, il y a plus que des livres dans les bibliothèques! De plus en plus, les bibliothèques s’impliquent dans toutes sortes d’événements éducatives et familiales. Plusieurs bibliothèques disposent de salles de réunion, de petits auditoriums ou de cours tout à fait convenables pour organiser des événements. Plusieurs bibliothèques sont déjà inscrites à la Fête de la culture et organisent leurs propres événements. Demandez à la bibliothèque de votre quartier d’accueillir votre événement.

Votre demande d’un lieu

Lorsque vous demandez à une personne la permission d’utiliser son espace, parlez d’abord de la Fête de la culture comme d’un mouvement bénévole qui encourage la sensibilisation, la participation et l’engagement de tous les Canadiens à la vie artistique et culturelle de leur communauté. Insistez sur le fait qu’il s’agit d’un partenariat qui sera à l’avantage de tous les partis : l’entreprise, l’ensemble de la communauté et vous bien sûr. Soyez précis quant à ce que vous recherchez dans un espace et aux objectifs que vous espérez atteindre avec votre événement. Tous les édifices publics ont des assurances de responsabilité civile qui devraient répondre aux besoins de votre événement pendant la Fête de la culture. Toutefois, si vous avez l’intention d’utiliser un espace qui n’est pas ouvert au public d’habitude, vous devriez parler de cette question avec le propriétaire.

Par-dessus tout, respectez les lieux et remerciez le propriétaire.

Nommer votre Événement

Un nom bien choisi est essentiel pour attirer l’attention des gens et, plus important encore, pour qu’ils se souviennent bien de votre événement. Le choix d’un nom est la première étape pour bâtir une présence en ligne qui retiendra l’attention et fera connaître votre événement de la Fête de la culture. En moyenne, 80 % des participants possiblement intéressés par votre événement de la Fête de la culture liront le nom de l’événement et seulement 20 % en liront les détails. Il va sans dire qu’un nom d’événement bien choisi agit comme l’en-tête percutante d’un journal : il donne juste assez d’information pour retenir l’attention et laisser le lecteur sur son appétit. Plus le nom de votre événement est bien choisi, plus il y aura de chances que les gens lisent la suite!

Alors, en quoi consiste un nom bien choisi?

Le nom bien choisi est court, concis et facile à se rappeler : surtout, rien de trop long. Il devrait bien paraître dans la liste des événements et être facile à lire sur la page des événements.

Exemple : Station de l’imaginaire

Le nom bien choisi annonce déjà le caractère unique de votre événement : n’optez surtout pas pour quelque chose de trop générique ou insipide. Considérez le nom choisi comme une petite publicité pour votre événement. Prenez au moins quelques minutes avant de publier vos informations, afin de vous assurer bien sûr que votre description est en ordre, mais aussi de mettre toutes les chances de votre côté en choisissant un nom qui suscitera l’intérêt des personnes et les incitera, au bout de compte, à participer à l’événement que vous proposez.

Exemple : Introduction au baladi : Entrez dans la danse du ventre!

Les noms bien choisis comportent une combinaison de mots-clés pertinents : ils laissent présager l’essence de l’événement et, plus encore, ils incitent les gens à y participer. Cette petite touche créative peut ajouter beaucoup d’intérêt pour votre travail. De plus, les mots-clés font en sorte que votre événement apparaîtra dans les résultats de recherche générale.

Exemple : Happening loufoque de marionnettes

Alors, en gardant tout cela à l’esprit, n’oubliez pas de vous amuser! En faisant rire les lecteurs avec une blague ou un bon mot, vous vous assurez qu’ils auront votre événement en mémoire.

Pour d’autres exemples, consultez la section des événements en vedette et voyez quels noms vous sautent aux yeux!

Boulevard of Words, Nuit Blanche Winnipeg, MB 2018 Photo: Melissa Van Soelen

Écrire une Description d’Événement

La description d’événement que vous inscrivez en ligne est votre façon de vous faire connaître du public qui visite le site Web de la Fête de la culture. Elle doit, en quelques lignes, donner aux internautes des raisons incontournables de choisir votre événement parmi toutes les autres événements qui ont lieu dans votre communauté.

Voici quelques conseils pour rédiger une excellente description d’événement. Vous pouvez aussi vous en inspirer pour la logistique lorsque vous commencerez à organiser votre événement.

Pensez comme un journaliste : répondez aux questions qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment dès le début de votre description :

  • Qui sont les artistes, les organisateurs et les collaborateurs? Assurez-vous d’inclure les noms de tous les artistes qui animent les ateliers, les visites guidées ou les conférences dès qu’ils ont confirmé leur participation. Ainsi, vous reconnaissez leur contribution et les visiteurs du site Web qui les connaissent seront attirés par votre événement grâce à leur participation.

  • Quoi, que se passera-t-il? Décrivez brièvement l’événement que vous offrez. Si plusieurs événements ont lieu au même endroit, ne les décrivez pas toutes dans un même bloc. Par exemple, si vous organisez des portes ouvertes, un atelier et une conférence au cours de la fin de semaine, inscrivez chaque événement séparément. Après avoir sauvegardé la première, cliquez sur « Ajouter une nouvelle événement » sur la page « Mes événements » pour en ajouter une autre.

  • Où : vous indiquez le lieu de votre événement dans le champ d’adresse de l’événement. Même s’il va de soi que vous vous efforcerez d’installer une signalisation efficace au cours de la manifestation, assurez-vous de préciser dans votre description tout détail inhabituel (p. ex., faut-il entrer par une porte spéciale?). De plus, une fonction de carte est accessible pour toutes les événements inscrites et le site Web de la Fête de la culture propose une carte du Canada qui indique toutes les événements dans l’ensemble du pays. Assurez-vous d’inscrire votre adresse complète avec le code postal pour valider et confirmer votre endroit sur la carte.

  • Quand aura lieu l’événement? Vous précisez la date, ainsi que l’heure de début et de fin de l’événement au moyen de la fonction de calendrier accessible après avoir rempli le champ « Description de l’événement ». Ainsi, vous n’avez pas à inclure la date et l’heure dans la description. Toutefois, il est important de préciser si les visiteurs peuvent se présenter à votre événement en tout temps, ou s’ils doivent arriver dès le début.

  • Pourquoi le public devrait-il participer à votre événement? Expliquez ce qui en fait une événement unique et intéressante.

  • Comment les visiteurs sont-ils invités à y prendre part? Évitez les mots trop vagues comme interaction, participation, collaboration sans donner plus de détails. Par exemple, cette description manque de précision : « Le public sera en interaction avec les artisans ». Écrivez plutôt : « Les visiteurs pourront prendre une aiguille et des ciseaux pour participer à la confection d’une courtepointe collective ».

Limitez-vous à une description courte. Trois ou quatre phrases convaincantes suffisent généralement à communiquer tous les renseignements essentiels d’une événement sans que les visiteurs du site Web aient à lire une description interminable.

S’il s’agit d’un programme en ligne ou auto-guidé, il faudra inclure une description claire de la manière dont le monde accéderont au contenu et pourront participer sans être présents.

Fournissez l’adresse de votre site Web, si vous en avez un. Les internautes intéressés par la Fête de la culture pourront s’y diriger pour obtenir des renseignements sur vous ou votre organisme, votre discipline artistique ou vos réalisations professionnelles. Vous n’avez donc pas à donner cette information dans la description de votre événement. De plus, vous profiterez de l’effet de marketing croisé.

Demandez à une autre personne de réviser votre description pour relever toute coquille, faute d’orthographe et erreur grammaticale avant de l’envoyer aux fins de publication.

Évitez les excès de points d’exclamation!!!!! Si vous ajoutez des points d’exclamation à la fin de chaque phrase, ils perdront tout leur sens! Remplacez les points d’exclamation par des mots bien choisis qui traduiront votre enthousiasme.

Mentionnez, s’il y a lieu, le public cible ou le groupe d’âge auquel s’adresse votre événement. Précisez que votre atelier d’artisanat est conçu pour les enfants d’âge préscolaire ou que le cours de danse est réservé aux aînés, si tel est le cas.

Pour vous inspirer, lisez les descriptions d’autres événements qui ressemblent à la vôtre. En les lisant, vous constaterez que certaines descriptions piquent davantage votre curiosité.

Ajoutez une image. Avec une photo accrocheuse, votre événement se distinguera des autres et attirera à coup sûr l’attention des internautes. Si vous n’incluez pas de photo, le système utilisera l’image standard de la Fête de la culture.

Ne vous inquiétez pas : Vous n’avez pas à fournir tous les détails dès maintenant. Lorsque vous inscrivez votre événement, vous verrez la mention PROVISOIRE. En appuyant sur le bouton ENVOYER, vous signifiez que l’information est exacte et peut être lue par le public. Mais ne vous inquiétez pas! Même après avoir envoyé vos renseignements, vous pourrez les modifier s’ils changent ou se précisent. Cela dit, nous vous encourageons à inscrire votre événement dès que possible afin de profiter au maximum de notre campagne de promotion.

Group of Artists 10th Anniversary, Newmarket, ON 2018 Photo: Shirin Ganji

Le calendrier suivant pourrait être légèrement modifié en 2020, alors que nous réagissons tous à la crise de la COVID-19.

La fin de semaine de la Fête de la culture

Veuillez noter que la Fête de la culture a lieu le dernier vendredi de septembre et la fin de semaine qui suit, ce qui pourrait donc inclure des dates en octobre. En 2020, la Fête de la culture aura lieu du 25 septembre au 25 octobre.

  • Faites en sorte que vos invités vivent une expérience agréable pendant tout le temps qu’ils passeront avec vous : vous êtes leur hôte et c’est à vous de leur faire découvrir le monde des arts et de la culture. Commencez et terminez votre événement à l’heure prévue au cas où ils auraient un horaire chargé.

  • Si vous utilisez l’espace de quelqu’un d’autre, respectez les lieux. Installez des panneaux de direction de façon à ce que les visiteurs puissent se diriger facilement vers le lieu où se tient votre événement.

  • Servez-vous des affiches de la Fête de la culture ou de tout autre décor pour que vos invités sachent qu’ils sont au bon endroit.

  • Prenez des photos et même des vidéos de votre événement.

  • Tenez le compte du nombre de visiteurs qui se présentent à votre événement et (avec leur autorisation) recueillez leurs coordonnées ou leur carte de visite afin de garder le contact avec eux après la Fête de la culture.

Invitez les participants à laisser des commentaires. Cherchez en ligne pour trouver un modèle d’un questionnaire.

Après la Fête de la culture

  • Partagez vos photos : Téléchargez en amont et partagez vos photographies au moyen du groupe Flickr de la Fête de la culture puis envoyez le lien de la galerie de photos par courriel à la Fête de la culture. Vous pouvez aussi afficher le lien de la galerie de photos sur la page Facebook de la Fête de la culture.
  • Partagez vos vidéos : téléversez vos vidéos de la Fête de la culture vers YouTube. Vous pouvez aussi afficher le lien vidéo sur la page Facebook de la Fête de la culture.