Documenter Votre Événement

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Tenant compte de la situation de la COVID-19, la documentation de vos programmes pourrait être différente en 2020. Même si vous ne pouvez pas organiser d’événements en personne, vous pouvez toujours documenter vos programmes, et il est toujours utile de recueillir les donnés de fréquentation et d’évaluer le succès de vos célébrations de la Fête de la culture. Trouvez le texte surligné en jaune pour des informations spéciales relatives à cette année.

Vous pouvez trouver les dernières informations sur notre réponse à la crise ici

Si un événement de la Fête de la Culture prend place, mais personne n’est là pour l’enregistrer, le photographier, ou le documenter, est-ce-qu’il a vraiment eu lieu? Bien sur que oui, mais etre sur de bien documenter votre événement est une bonne façon de supporter l’engagement du public et les programmations futures!

La documentation de votre événement devrait être plus que simplement prendre des photos et les archiver jusqu’à l’année prochaine. Bien documenter vous donne beaucoups de matériel utile pour la promotion de vos événements futurs et pour attirer des sponsors quand vous faites une collecte de fonds.Ceci peut être intimidant, surtout si vous n’avez pas beaucoup d’expérience en photographie. Sur cette page, vous trouverez des astuces pour que votre événement soit mémorable et pour que votre campagne promotionnelle soit un succès.

La Fete de la Culture sur Camera

Nous savons tous que des bonnes photos et videos aident à maximiser l’impact d’un événement en le partageant avec ceux qui ne pouvaient pas être présents. Mais créer ces images n’est pas toujours facile.

Si vous êtes limité à l’organisation de programmes en ligne ou auto-guidés, ils peuvent tout de même être documentés visuellement par des captures d’écran ou des photos soumises par les participants.

Qui embaucher?

La réponse à cette question dépendra de quelques facteurs comme votre budget, longueur de l’événement, etc. Si vous, ou quelqu’un que vous connaissez êtes confortable en utilisant une caméra, vous pouvez dépenser moins sur la documentation de votre événement. En revanche, vous serez peut être trop occupé avec l’organisation de l’événement pour le documenter vous même. Dans ce cas, si vous avez le budget, embaucher un professionnel est une excellente option.

Astuces d’un professionnel

En 2017, La Fête de la Culture a organiser un webinaire sur le sujet de la documentation d’événement. Glenna Turnbull, un photographe de Kelowna nous a donné quelques astuces pour documenter votre événement vous même:

  • Soyez sur que votre équipement est prêt: lentilles propres, pleines batteries, espace mémoire
  • Essayez différentes sortes de clichés (different angles, vertical vs horizontal, fige vs en action, etc.)
  • Bien positionner la camera: En photographiant des personnes, photographiez les
  • Eclairage: En plein air, trouvez de l’ombre pour un éclairage plus uniforme. A l’intérieur hausser votre ISO.
  • Gardez vos yeux ouverts pour l’impreictible
  • N’oubliez pas de photographier la foule

Videographie

La vidéo est une bonne façon de documenter vos événements et un médium efficace pour attirer l’attention de votre auditoire. Elle creer une expérience immersive qui attire le monde et peut donner de la visibilité à votre événement. Elle peut aussi aider votre présence sur les reseaux sociaux! Voici les sortes de contenu vidéo que Pedro miguez, de Rebel Media,a mentionné durant le webinaire:

  • Annonces
  • Promotions
  • Blogue Video
  • Entrevues
  • Facebook Live
  • Invitations
  • Couverture d’un événement

Il est important de planifier avant de prendre une vidéo, et définir les buts de la vidéo est un bon point de départ. Cela peut inclure se demander quel est votre message. Il est pour qui. Et ou le monde visionneront votre vidéo, et quels sont les résultats désirés. Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous pouvez commencer à construire un horaire pour la production, postproduction et la sortie de votre vidéo. Avoir un calendrier détaillé vous aidera à rester au dessus de vos projets vidéo, surtout si vous avez plusieurs événements à promouvoir. Vous n’avez pas besoin d’un plan détaillé scene par scene, mais il est utile de connaître le format général de la vidéo. Avoir de l’information à propos du lieu ou vous filmer à l’avance vous aideras a savoir ou vous positionner et à planifier vos besoin d’éclairage et considération à propos du niveau de bruit.

De l’audio de mauvaise qualité et bonne façon de perdre votre auditoire. Si vous filmer en plein air ou dans un endroit bruyant, vous pouvez améliorer votre son avec un microphone externe.


Voici les astuces de Pedro pour prendre des vidéos:

  • Faites des essais dans l’espace avant l’événement
  • Essayez d’utiliser de la lumière naturelle autant que possible
  • Essayez d’avoir plus de lumière sur le sujet principale que sur le reste du cadre
  • Essayez de ne pas faire face à des fenêtre quand vous filmer à l’intérieur
  • Evitez d’avoir des éléments distrayant à l’arrière plan de votre composition
  • Soyez créatifs et explorez différents angles
  • Alternez entre des cadres larges et des close-ups

Les vidéos en direct peuvent être une excellente façon de promouvoir votre événement pendant qu’il prend lieu et donner accès à ceux qui ne peuvent pas y être en personne. Voici ce dont vous avez besoin pour créer une vidéo en direct:

  • Téléphone intelligent avec un bon abonnement
  • Une application pour votre plateforme désirée (facebook, twitter, instagram)
  • Microphone
  • Batterie externe portable (si vous allez filmer longtemps)

Creer des videos requièrent du montage, ce qui peut être effectué avec différents programmes. Si vous faites du montage simple et rapide directement à partir de votre téléphone intelligent, il y a plusieurs applications gratuites. Pour du montage plus complexe sur l’ordinateur, Pedro recommende iMovie ou Adobe Premiere.

Demander la permission d’utiliser le contenu

Il est important que les sujets qui sont clairement identifiable dans une vidéo ou photographie soit au courant qu’il ont été photographiés et qu’il donne la permission que leurs images soit utilisés dans du matériel promotionnel. Ils peuvent signer un document comme preuve de cette permission. Vous pouvez trouver un modèle pour ce document dans votre tableau de bord sur notre site web. Une autre option est d’inclure un avertissement dans la description de l’événement expliquant qu’en participant le public accepte qu’ils seront potentiellement photographies. Le sujet peut retirer la permission d’utiliser leur image à n’importe quel moment. Si le sujet a moins de 18 ans, un parent ou tuteur parental doit donner la permission.

Si une personne est photographiée dans une capture d’écran, il est tout de même important de lui demander son autorisation.

Mesurer la réussite

La réussite ne se mesure pas seulement avec le nombre de visiteurs ! Les organisateurs d’activités répètent sans cesse que c’est avec la qualité du rapport avec le public que l’on mesure la véritable valeur de la participation. Voici quelques indicateurs de succès importants à garder à l’esprit lorsque vous planifiez et évaluez par la suite vos activités de la Fête de la culture. Lorsque vous évaluez votre activité, notez combien parmi les indicateurs « qualitatifs » ci-dessous vous avez atteints :

Il se peut que vous répondiez différemment aux questions suivantes cette année, ce qui rend difficile la comparaison avec d’autres années. Cependant, ce sont toujours des facteurs importants à prendre en compte pour évaluer vos programmes 2020.

Avez-vous rencontré de nouveaux clients potentiels ?

Assurez-vous d’avoir sur les lieux une feuille de présence, un registre des invités, une carte de commentaires ou une autre façon (tirage ?) pour recueillir les coordonnées des participants afin de garder le contact avec eux et de les informer de vos activités à venir. Faites la publicité de vos services contre rémunération afin que tous vos visiteurs connaissent ce que vous avez à offrir pendant les 362 jours où l’on ne célèbre pas la Fête de la culture. Si vous êtes un artiste en arts visuels ou un artisan, vous pouvez placer vos œuvres bien en vue avec les prix en évidence afin que les personnes intéressées puissent s’en procurer avant ou après votre activité. De même, les musiciens peuvent vendre leurs CD.

Avez-vous fait la promotion de vos activités à venir ?

Avez-vous une représentation, une exposition ou un atelier qui s’en vient ? Assurez-vous que votre matériel de promotion soit sur les lieux et que les gens puissent facilement se le procurer. Placez bien en vue les formulaires d’inscription pour tous vos cours et ateliers à venir et ayez sous la main des billets à vendre pour toutes vos prochaines représentations.

Avez-vous forgé de nouvelles relations qui dureront toute l’année ?

Envisagez de collaborer avec d’autres artistes ou des organismes et institutions artistiques et culturelles. Vous pourriez bâtir quelques partenariats qui ouvriront la voie à de nouvelles collaborations. La Fête de la culture est le temps idéal pour entrer en contact avec des entreprises locales, des représentants du gouvernement et des médias : il s’agit d’abord et avant tout de créer un rapport avec le public et de faire connaître au plus grand nombre de personnes possible qui vous êtes et ce que vous faites.

Avez-vous rehaussé votre profil ?

Les arts interactifs et les activités culturelles attirent les médias. Entrez en contact avec eux pour qu’ils parlent de votre activité de la Fête de la culture.

Avez-vous rallié des appuis ?

Avez-vous besoin de bénévoles ? Votre organisme est-il à but non lucratif et dépend-t-il des dons du public ? Êtes-vous à la recherche d’un membre pour votre conseil d’administration ? La Fête de la culture est une occasion unique d’attirer des personnes dans votre organisme, compagnie ou festival et leur montrer comment elles peuvent s’impliquer et vous soutenir pour vous aider à faire votre travail !

Avez-vous communiqué avec des leaders de la communauté ?

Invitez votre conseiller municipal, le maire, le député provincial ou fédéral ou tout autre leader communautaire influent à participer à votre activité. Présentez-vous et faites connaître votre travail à ces leaders de la communauté, ce qui contribuera à bâtir votre réseau de passionnés des arts et de la culture dans votre collectivité et à sensibiliser les décideurs à tous les paliers du gouvernement.