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Liste de tâches pour les organisateurs d'activité

Tags: Trucs et astuces, Organisateurs d'activités

Voici une liste de tâches pour vous aider à organiser votre activité de la Fête de la culture avec succès!

D’ici la tenue de la Fête de la culture

  • Planifiez votre activité :
    • Prenez les dispositions nécessaires pour confirmer le lieu, les dates et les heures
    • Assurez-vous que votre activité aura lieu pendant la fin de semaine la Fête de la culture
    • Assurez-vous que votre activité sera offerte gratuitement au public et qu’elle inclut un élément d’interaction ou de participation
  • Inscrivez votre activité en ligne sur le site fetedelaculture.ca. N'oubliez pas d'inclure une photographie accrocheuse et décrivez votre activité en ayant en tête de captiver l'attention des internautes. Note : les activités qui se tiennent au Québec doivent être inscrites en suivant les étapes indiquées sur le site www.journeesdelaculture.qc.ca.
  • Faites connaître la Fête de la culture! La Fête de la culture fournit des outils marketing, y compris du matériel de promotion comme les logos de la Fête de la culture, des modèles d'affiches, de cartes postales et de dépliants, des intertitres vidéo, des bannières Web et des macarons électroniques, et plus encore! Consultez tous nos modèles d'outils marketing afin de trouver ceux qui vous conviendront le mieux pour attirer votre public cible.
  • Découvrez comment  établir des relations médias pour accroitre votre notoriété et pour assurer une bonne visibilité de vos activités tout au long de l'année avec le guide de relations publiques!

CONSEIL : Avant d'inscrire votre activité en ligne, visitez la page Ressources pour obtenir des « Conseils pour l'écriture d'une description d'activité ».

CONSEIL : Vous avez de la difficulté à trouver un lieu de présentation? Cliquez « Trouver un lieu » sur la page Ressources pour des idées utiles.

La fin de semaine de la Fête de la culture

Veuillez noter que la Fête de la culture a lieu le dernier vendredi de septembre et la fin de semaine qui suit, ce qui pourrait donc inclure des dates en octobre.

  • Faites en sorte que vos invités vivent une expérience agréable pendant tout le temps qu'ils passeront avec vous : vous êtes leur hôte et c'est à vous de leur faire découvrir le monde des arts et de la culture. Commencez et terminez votre activité à l’heure prévue au cas où ils auraient un horaire chargé.
  • Si vous utilisez l’espace de quelqu’un d’autre, respectez les lieux. Installez des panneaux de direction de façon à ce que les visiteurs puissent se diriger facilement vers le lieu où se tient votre activité.
  • Servez-vous des affiches de la Fête de la culture ou de tout autre décor pour que vos invités sachent qu'ils sont au bon endroit.
  • Prenez des photos et même des vidéos de votre activité.
  • Tenez le compte du nombre de visiteurs qui se présentent à votre activité et (avec leur autorisation) recueillez leurs coordonnées ou leur carte de visite afin de garder le contact avec eux après la Fête de la culture.
  • Invitez les participants à laisser des commentaires. Cherchez en ligne pour trouver un modèle d'un questionnaire.  

CONSEIL : Consultez la « Liste de tâches pour organiser une activité » dans la page Ressources pour d'autres conseils utiles afin de mener à bien votre activité.

Après la Fête de la culture

  • Partagez vos photos : Téléchargez en amont et partagez vos photographies au moyen du groupe Flickr de la Fête de la culture puis envoyez le lien de la galerie de photos par courriel à la Fête de la culture. Vous pouvez aussi afficher le lien de la galerie de photos sur la page Facebook de la Fête de la culture.
  • Partagez vos vidéos : téléversez vos vidéos de la Fête de la culture vers YouTube. Vous pouvez aussi afficher le lien vidéo sur la page Facebook de la Fête de la culture.
  • Félicitez-vous! Pensez à rédiger un article pour le blogue de la Fête de la culture relatant toute collaboration ou expérience susceptible d’intéresser d’autres organisateurs d’activités.

CONSEIL : Peu de temps après la tenue de la Fête de la culture, vous serez invité à présenter un rapport sur l'expérience que vous aurez vécue au moyen d'un questionnaire en ligne. À vous la parole! Votre rétroaction est essentielle pour que le mouvement prenne de l'ampleur et s'améliore chaque année.