Que vous organisiez une activité pour la première fois ou que vous participiez pour la deuxième fois, la Fête de la culture a créé une liste de contrôle qui comprend des suggestions pour que votre activité se passe bien et qu’elle soit une expérience des plus enrichissantes pour vous et vos participants.

Gardez à l’esprit ces quelques conseils pendant les derniers préparatifs de votre activité :

• Rien ne vaut un visage amical! Votre lien avec les participants commence par l’accueil que vous leur réservez, alors ne soyez pas gênés! Présentez-vous et assurez-vous de les remercier de participer à votre activité de la Fête de la culture. Qui sait? Ce pourrait être le début d’une belle amitié ou d’une collaboration formidable!
• Est-ce que l’environnement est confortable? Au besoin, placez des sièges, assurez-vous que votre salle soit bien éclairée, qu’il y ait des salles de toilettes accessibles… et vous aurez peut-être l’idée d’offrir des rafraîchissements aussi!
• La fin de semaine de la Fête de la culture est une belle occasion de faire connaître vos projets artistiques et culturels : assurez-vous donc d’avoir à portée de main, si vous en avez, du matériel publicitaire (par ex., affiches, cartes de visite, dépliants, etc.).
• Votre activité est aussi une façon extraordinaire de présenter votre travail à de nouveaux auditoires, alors prenez les moyens qu’il faut pour les courtiser plus tard! Ayez sous la main un carnet et des stylos afin que les visiteurs puissent inscrire leurs coordonnées pour recevoir par courriel des renseignements sur vos activités à venir ou les activités que vous préparez peu de temps après le week-end de la Fête de la culture. La création d’une liste de diffusion est une bonne manière de garder le contact avec les personnes qui s’intéressent à vous, à votre travail ou à votre organisme.
• Est-ce que le lieu de votre activité est identifié comme faisant partie de la Fête de la culture? La Signalisation des lieux Zones radieuses de la Fête de la culture aide le public à vous trouver! Ces bannières autoadhésives GRATUITES sont disponibles dans les succursales de la Financière Sun Life; vous pouvez passer en prendre une tous les jours jusqu’au 29 septembre, de 8 h 30 à 16 h 30, heure locale. Veuillez consulter le blogue de la Fête de la culture pour trouver la succursale la plus proche!
• Si vous souhaitez obtenir d’autres copies de la Signalisation des lieux ou des affiches, parcourez la section « Comment promouvoir votre activité » sur le site Web de la Fête de la culture. Vous y trouverez de nombreux outils gratuits à télécharger qui visent à faire la publicité des activités inscrites et à en accroître la visibilité. Parmi ces outils, il y a une signalisation des lieux imprimables, des affiches et des dépliants personnalisables, et plus!
• Vous avez des bénévoles ou une équipe sur place lors de la tenue de votre activité? Assurez-vous qu’ils connaissent les consignes et les messages importants pour bien communiquer avec les participants. Ils doivent, par exemple, pouvoir fournir des renseignements sur la manière de participer, ils doivent connaître l’importance de prendre en note les coordonnées des visiteurs pour qu’il soit possible de communiquer avec eux après la fin de semaine de la Fête de la culture, ils doivent distribuer le matériel publicitaire d’une activité ou d’une manifestation à venir.
• Vous êtes actifs sur les moyens de communication sociaux comme Facebook et Twitter? Les médias sociaux sont des plateformes extraordinaires pour créer et maintenir un dialogue avec le public. Dites aux participants que vous êtes sur Twitter ou Facebook, et encouragez-les à vous suivre ou à vous « aimer »; n’oubliez pas de vous mettre en communication @fetedelaculture sur Twitter et Facebook!
• Immortalisez votre Fête de la culture (ou demandez à un ami de le faire), en prenant des photos ou en tournant une vidéo pendant la tenue de votre activité. N’oubliez pas de télécharger en amont et de partager vos photographies et vidéos sur le groupe Flickr ou la chaîne YouTube de la Fête de la culture! Assurez-vous de présenter des photographies de haute qualité sur Flickr, et de permettre le téléchargement et la diffusion sur YouTube; vos photographies pourraient être utilisées dans une annonce publiée dans The Globe and Mail, et des extraits de ce que vous avez filmé pourraient se retrouver dans une vidéo des moments marquants de la Fête de la culture 2011! N’oubliez pas d’inclure des renseignements importants avec vos photographies ou vos vidéos, comme le nom de l’activité, le lieu, le nom des personnes photographiées ou filmées, et les mentions de source. Tous ces renseignements peuvent être inclus dans le nom de fichier de votre photographie ou avec le téléchargement en amont de votre vidéo. Veuillez communiquer avec la Fête de la culture pour en savoir plus si vous photographiez des personnes qui n’ont pas atteint l’âge de la majorité.
• Les vidéos, c’est une façon amusante et novatrice de filmer votre fin de semaine de la Fête de la culture! Consultez les intertitres vidéo, tout à fait gratuits, et que tout le monde peut se procurer ICI. Une fois votre vidéo téléchargée en amont sur YouTube, partagez l’URL de votre vidéo avec la Fête de la culture par courriel , Twitter ou Facebook, afin qu’elle puisse être présentée sur la chaîne YouTube de la Fête de la culture!
• Enfin, et surtout : AMUSEZ-vous!